Współpraca z firmą spedycyjną – jak przebiega i co ustalić przed pierwszym zleceniem

Firmy, które zaczynają zlecać transport spedytorowi, najczęściej zadają nam trzy pytania. Ile to będzie kosztować? Kto odpowiada za towar w drodze? Czego potrzebujemy, żeby przygotować wycenę? Od odpowiedzi na nie zależy, czy współpraca od początku przebiega sprawnie.

W tym artykule opisujemy przebieg współpracy z firmą spedycyjną od zapytania do rozliczenia. Wyjaśniamy też, jakie dane warto przekazać razem z zapytaniem, jak rozkłada się odpowiedzialność za ładunek i co zrobić, gdy dostawa się spóźni albo towar dotrze uszkodzony. Osobną część przygotowaliśmy dla przewoźników, którzy szukają stałych zleceń od spedycji.

Czym zajmuje się spedytor, a czym przewoźnik?

Spedytor organizuje transport. Zgodnie z Kodeksem cywilnym w ramach umowy spedycji spedytor za wynagrodzeniem wysyła lub odbiera przesyłkę albo wykonuje inne usługi związane z jej przewozem. W praktyce dobiera środek transportu i trasę, zleca przewóz przewoźnikowi i przygotowuje dokumenty. Organizuje też odprawę celną, ubezpieczenie, przeładunki i składowanie. Przewoźnik fizycznie przewozi towar z miejsca załadunku do miejsca rozładunku.

Podział ról ma znaczenie, gdy dojdzie do szkody. Spedytor odpowiada za przewoźników i dalszych spedytorów, z których usług korzysta, chyba że nie ponosi winy w ich wyborze (art. 799 k.c.). Dlatego rzetelny spedytor sprawdza licencje, polisy i historię swoich podwykonawców, i to nie tylko przy pierwszym zleceniu.

Spedytor może też sam wykonać przewóz. Ma wtedy jednocześnie prawa i obowiązki przewoźnika (art. 800 k.c.). Za towar odpowiada wówczas tak jak przewoźnik, czyli według prawa przewozowego albo Konwencji CMR.

Przed pierwszym zleceniem warto więc zapytać, kto fizycznie przewiezie ładunek. Firmy transportowo-spedycyjne z własną flotą często łączą obie role. U nas część zleceń realizujemy własnym transportem drogowym. Pozostałe przekazujemy sprawdzonym przewoźnikom partnerskim, a w transporcie morskim i lotniczym agentom z międzynarodowej sieci spedytorów.

Jak wygląda współpraca z firmą spedycyjną krok po kroku?

Większość zleceń przechodzi przez sześć etapów. Przy stałej współpracy niektóre z nich, na przykład ustalenie warunków i procedur, wykonuje się raz. Później powtarza się już tylko zlecenie, realizację i rozliczenie.

1. Zapytanie. Przekazujesz spedytorowi dane o ładunku, trasie i terminie. Im pełniejsze informacje, tym szybciej dostaniesz wycenę, która nie zmieni się po załadunku.
2. Wycena i dobór rozwiązania. Spedytor proponuje sposób przewozu: całopojazdowy (FTL) albo drobnicowy (LTL), kontener pełny lub zbiorczy, przewóz lotniczy, kolejowy lub intermodalny. Na stawkę wpływa wiele czynników, które zmieniają się z tygodnia na tydzień. Opisaliśmy je w artykule Dlaczego wycena się zmienia? 10 zmiennych w cenie frachtu.
3. Zlecenie lub umowa. Przy jednorazowym transporcie wystarcza zlecenie spedycyjne z najważniejszymi warunkami. Przy regularnych przewozach lepiej podpisać umowę ramową.
4. Przygotowanie wysyłki. Spedytor ustala awizację, rodzaj auta i dokumenty. W imporcie i eksporcie poza Unię Europejską dochodzi odprawa celna. Przeprowadza ją agencja celna, która współpracuje ze spedytorem albo działa w jego strukturach. W transporcie morskim i lotniczym ładunek musi dotrzeć do portu lub na lotnisko przed zamknięciem przyjęć. Te terminy wyjaśniamy w artykule Cut-offy w portach i na lotniskach – jak rozumieć je w praktyce?
5. Realizacja i monitoring. Spedytor śledzi przewóz, informuje o opóźnieniach i reaguje na zmiany. Może na przykład przesunąć termin rozładunku albo zorganizować magazynowanie, jeśli odbiorca nie może od razu przyjąć towaru.
6. Dostawa i rozliczenie. Odbiorca kwituje przyjęcie towaru na liście przewozowym. Spedytor wystawia fakturę po otrzymaniu dokumentów potwierdzających dostawę.

Zakres usług spedytora zależy też od warunków dostawy uzgodnionych między sprzedającym a kupującym. Reguły Incoterms określają, kto organizuje i opłaca poszczególne odcinki transportu oraz kto odpowiada za odprawę. Więcej na ten temat piszemy w artykule Podstawy i znaczenie Incoterms w handlu międzynarodowym.

Jakie informacje podać w zapytaniu do spedytora?

Wycena jest tak dokładna, jak dane w zapytaniu. Czasem na załadunku okazuje się, że towaru nie można piętrować albo że u odbiorcy nie ma rampy. Wtedy trzeba zmienić auto lub dopłacić za dodatkowe usługi. Poniższe informacje pozwalają tego uniknąć.

Przy ładunkach morskich warto od razu podać objętość w metrach sześciennych. Od niej zależy, czy opłaca się wynająć cały kontener. Różnice opisaliśmy w artykule FCL i LCL – czym różni się transport kontenerowy pełny od drobnicowego?

Kto odpowiada za towar i jak go ubezpieczyć?

Towar w drodze mogą chronić trzy rodzaje ubezpieczeń. Najwięcej nieporozumień wynika z pomylenia ubezpieczenia odpowiedzialności z ubezpieczeniem samego ładunku.

Polisy OCS i OCP wypłacają tyle, ile wynosi odpowiedzialność ubezpieczonego. W międzynarodowym przewozie drogowym odpowiedzialność przewoźnika za utratę towaru ogranicza Konwencja CMR. Limit wynosi 8,33 SDR (specjalnych praw ciągnienia) za każdy brakujący kilogram wagi brutto. Za opóźnienie odszkodowanie nie może przekroczyć przewoźnego. Spedytor, który tylko organizował przewóz, odpowiada najwyżej do zwykłej wartości przesyłki.

Oto przykład. Przy utracie 500 kg elektroniki wartej 400 tys. zł limit CMR wynosi 4165 SDR, czyli orientacyjnie ok. 20–22 tys. zł, zależnie od kursu SDR publikowanego przez NBP. Różnicę pokryje ubezpieczenie cargo. Można też wpisać do listu przewozowego zadeklarowaną wartość towaru lub specjalny interes w dostawie (art. 24 i 26 CMR), ale przewoźnik pobiera za to dodatkową opłatę.

Przy towarach o wysokiej wartości liczy się także sposób przewozu: zaplanowane postoje na strzeżonych parkingach, monitoring GPS i zabezpieczenia pojazdu. Tak organizujemy transport przesyłek o wysokiej wartości w standardzie TAPA TSR 1. Ubezpieczenie cargo możesz wykupić samodzielnie albo zlecić je spedytorowi. W naszej spedycji krajowej i międzynarodowej jest ono jedną z usług, które klient może dołączyć do zlecenia.

Jak sprawdzić firmę spedycyjną przed podpisaniem umowy?

Weryfikacja zajmuje zwykle jeden dzień, a pozwala uniknąć najpoważniejszych problemów.

• Licencja na pośrednictwo przy przewozie rzeczy. Spedytor organizujący przewozy drogowe potrzebuje licencji wydawanej przez starostę. Jednym z warunków jest zdolność finansowa w wysokości 50 000 euro. Poproś o kopię i sprawdź okres ważności.
• Polisa OCS. Sprawdź sumę gwarancyjną, zakres terytorialny i wyłączenia, na przykład dla określonych rodzajów towarów lub krajów. W razie wątpliwości potwierdź ważność polisy u ubezpieczyciela.
• Dane rejestrowe i sytuacja finansowa. Sprawdź wpis w KRS lub CEIDG, NIP, rejestry dłużników i sprawozdania finansowe złożone w KRS.
• Ogólne warunki. Spedytorzy działają na własnych ogólnych warunkach albo na Ogólnych Polskich Warunkach Spedycyjnych (OPWS) Polskiej Izby Spedycji i Logistyki. Warunki te regulują m.in. limity odpowiedzialności i terminy reklamacji, dlatego warto je przeczytać przed pierwszym zleceniem. Nasze ogólne warunki usług są dostępne na stronie.
• Certyfikaty i członkostwa, jeśli mają znaczenie dla twojego towaru. ISO 9001 potwierdza system zarządzania jakością. Status AEO przyspiesza obsługę celną. TAPA dotyczy ochrony ładunków o wysokiej wartości. Członkostwo w międzynarodowej sieci spedytorów, np. WCA, ułatwia obsługę przewozów morskich i lotniczych na odległych kierunkach. Nasze certyfikaty i licencje zebraliśmy na stronie Nagrody i certyfikaty.
• Doświadczenie z twoim rodzajem ładunku. Spedytor, który regularnie obsługuje farmaceutyki, towary ADR czy ładunki ponadnormatywne, zna wymagania sprzętowe i dokumentowe dla tych przewozów.

Co ustalić w zleceniu lub umowie?

Umowę spedycji można zawrzeć w dowolnej formie, nawet ustnie. Warunki spisane w zleceniu lub umowie ramowej ułatwiają jednak rozstrzygnięcie ewentualnego sporu. Warto w nich ująć:

• dokładny zakres usługi, czyli czy obejmuje transport door to door, załadunek, odprawę celną i ubezpieczenie cargo,
• stawkę i to, co zawiera, oraz zasady doliczania opłat za postój auta ponad ustalony czas, dodatkowy punkt załadunku czy zmianę cen paliwa,
• termin płatności i walutę rozliczenia,
• zakres odpowiedzialności, limity i wymagane polisy,
• sposób zgłaszania szkód oraz osoby kontaktowe po obu stronach,
• procedurę przy opóźnieniach i zmianach, czyli kto kogo informuje i w jakim czasie.

Przy regularnych wysyłkach dobrze sprawdza się umowa ramowa ze stawkami na konkretne trasy i stałym opiekunem. Spedytor zna wtedy godziny pracy twojego magazynu, wymagania odbiorców i komplet dokumentów. W szczycie sezonu łatwiej mu też zapewnić auto stałemu klientowi. Stawki kontraktowe obowiązują zwykle przez określony czas i często mają klauzulę paliwową. Zlecenia jednorazowe wycenia się po bieżących stawkach rynkowych, które szybciej reagują na zmiany popytu.

Co zrobić, gdy towar dotrze uszkodzony lub z opóźnieniem?

W przewozie międzynarodowym na podstawie Konwencji CMR roszczenie zależy od terminowego zgłoszenia zastrzeżeń. Po upływie terminu dochodzenie odszkodowania staje się bardzo trudne, a w przypadku opóźnienia roszczenie wygasa.

Zachowaj uszkodzony towar i opakowanie do czasu oględzin przez likwidatora. Spedytor prowadzi postępowanie wobec przewoźnika i przekazuje dokumenty ubezpieczycielowi, więc im szybciej dostanie zdjęcia i opis szkody, tym sprawniej przebiega likwidacja. W przewozach krajowych obowiązują przepisy prawa przewozowego z własnymi terminami. Dlatego przy każdej szkodzie najlepiej od razu skontaktować się z opiekunem zlecenia.

Jak wygląda współpraca ze spedycją z perspektywy przewoźnika?

Współpraca ze spedycją to również sposób na regularne zlecenia dla przewoźników. Przewoźnik zajmuje się przewozem, a spedytor szuka ładunków, rozmawia z klientami i koordynuje terminy.

Przed pierwszym zleceniem spedytor sprawdza dokumenty przewoźnika: licencję lub zezwolenie, polisę OCP z odpowiednią sumą gwarancyjną oraz dane pojazdów i kierowców. Weryfikację powtarza w trakcie współpracy. Na stałe zlecenia najczęściej mogą liczyć przewoźnicy, którzy dotrzymują terminów, od razu informują o problemach na trasie i szybko przesyłają dokumenty. Termin płatności liczy się zwykle od dostarczenia dokumentów potwierdzających wykonanie przewozu.

Współpracujemy z przewoźnikami, którzy mają zarówno kilka, jak i kilkadziesiąt pojazdów, od busów 3,5 t po chłodnie i zestawy plandekowe. Warunki opisaliśmy na stronie Zostań naszym Partnerem.

Od czego zacząć współpracę?

Najpierw zbierz dane z tabeli w części o zapytaniu. Potem sprawdź licencję, polisę OCS i ogólne warunki wybranego spedytora. Na koniec ustal, jak ubezpieczysz towar i kto będzie twoim opiekunem. Te trzy kroki zajmują niewiele czasu, a później oszczędzają wielu wyjaśnień przy fakturze lub szkodzie.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak mogłaby wyglądać współpraca w twoim przypadku, wyślij nam zapytanie z danymi o ładunku. Przygotujemy wycenę i zaproponujemy sposób przewozu dopasowany do towaru, trasy i terminu.